Guide de l’exposant (Partie 1): Avant l’exposition

Observer!

Avant toute démarche d’exposition, il est recommandé aux entreprises de participer d’abord à ces manifestations en tant que visiteurs. En effet, la visite au préalable permet à l’entreprise de bien choisir le salon, de repérer les lieux stratégiques et de se faire une idée générale avant d’y participer en tant qu’exposant.

Choisir le salon

Contrôler la notoriété de l’événement et la réputation de son organisateur auprès des clients et partenaires, sur internet et via les médias. Un évènement rassemblant des exposants experts mais dont la promotion est bâclée par l’organisateur ne fera pas recette auprès du public. De même, un événement dont la promotion a été bien réalisée auprès du public mais dont le recrutement des exposants a été bâclé (salon « fourre-tout ») perdra en crédibilité auprès du public.

Recherchez les statistiques de fréquentation des éditions précédentes: nombre de visiteurs (avec la répartition éventuelle entre particuliers et professionnels) et d’exposants des éditions précédentes.

Choisir l’emplacement de son stand d’exposition et réserver!

Après avoir décidé de ce que vous exposerez, et où vous l’exposerez, vous aurez besoin de penser à la quantité d’espace nécessaire pour votre stand (en fonction de votre budget, de vos objectifs stratégiques, etc.).

Contactez alors les organisateurs du salon pour obtenir des informations sur les formats de stand (encore) disponibles et leur prix. Demandez à obtenir le plan du salon et à connaitre la liste des participants afin de préparer au mieux votre stratégie (Quel sera l’exposant face à votre stand? Bénéficierez-vous d’un flux de trafic élevé? Serez-vous à proximité d’une entrée, d’une salle de séminaires, d’un service gratuit, de la cafeteria, etc.? Serez-vous au coin d’une allée? Quel sera le sens de circulation? NB: Evitez les colonnes, les allées sans issues, les espaces sombres, etc.).

Ne perdez pas trop de temps dans le choix de votre emplacement… À ce jeu, les plus réactifs sont souvent les mieux servis. Réservez aussi tôt que possible afin de bénéficier d’un large choix de stands et tenter d’obtenir un « rabais de réservation anticipée » ;).

Signez et retournez le contrat sans délais pour sécuriser votre site préféré.

Vous recevrez alors un manuel relatif au salon d’exposition. Celui-ci sera votre «bible» et vous donnera de précieux conseils, les coordonnées et les formulaires de commande pour des articles tels que l’électricité, internet, l’eau, les meubles ou les fleurs. Il contient également toutes les informations pratiques : lieu de déchargement, dates et heures pour l’installation et la désinstallation du stand, etc.
Confiez-le à la personne en charge de votre présence sur le salon.

Réservez votre publicité dans le catalogue des exposants, vos emplacements de parking et les badges d’accès au salon pour le personnel exposant.

Si vous avez besoin d’équipements et/ou d’installations de la part des organisateurs de l’exposition, assurez-vous de respecter les délais et les dates indiquées car les commandes tardives peuvent entrainer des frais supplémentaires (ou pire, vous subirez des pénuries). A l’inverse, une commande rapide peut parfois vous faire bénéficier d’un rabais de réservation anticipée 😉

Bénéficier des aides octroyées aux exportateurs

Les exportateurs peuvent bénéficier d’aides de la part des autorités publiques pour les missions commerciales telles que les foires et salons. Renseignez-vous auprès des organismes locaux car ces aides peuvent réduire le coût total de votre participation ! Par exemple l’AWEX (Agence Wallonne à l’EXportation) peut participer aux frais engagés par les entreprises wallonnes suite à leurs participations à des foires ou salons internationaux (participation individuelle ou à une collectivité wallonne). Elle peut également couvrir partiellement les frais d’invitation d’acheteurs potentiels en provenance de pays hors Union Européenne à des salons internationaux en Belgique où l’entreprise hôte expose.

Consultez l’article: Les subsides de l’AWEX: Participation à un salon d’exposition à titre individuel

Réserver l’hôtel et les billets d’avion!

Pensez à réserver l’hôtel à l’avance car en période d’exposition, ces derniers sont très souvent complets . Si le salon se trouve à l’étranger, prévoyez également de réserver votre billet d’avion en avance. Vérifiez les passeports et commandez des visas si nécessaire.

Profitez de l’occasion pour prendre/reprendre contact avec vos prospects/votre clientèle.

Avertissez votre clientèle et vos prospects de votre participation au salon et invitez-les! Actualisez votre site internet en y insérant une « news » relative à votre participation, réalisez un communiqué de presse pour augmenter votre notoriété et conviez tous vos contacts (clients, prospects, fournisseurs,etc.) à vous rendre visite sur votre stand.
Saisissez cette opportunité pour faire connaître un nouveau produit ou lancer une offre promotionnelle… Vous devez créer l’événement dans l’événement et le faire savoir ! Le salon est l’occasion idéale pour vous occuper de vos différentes cibles. N’oubliez surtout pas d’envoyer les cartes d’invitations à vos contacts et de les relancer quelques semaines avant le début du salon.

Design et la conception de votre stand d’exposition

Certes, vous pourriez vous contenter d’un stand constitué uniquement d’une table et de 2 chaises ! Cependant, si vous souhaitez que les visiteurs du salon s’arrêtent devant votre stand, mieux vaut disposer d’un stand d’exposition qui démontre du premier coup d’œil votre professionnalisme !

Documents de marketing (Brochures, cartes de visite, etc.)

Assurez-vous de posséder suffisamment de documents de marketing: brochures, dépliants, cartes de visite et formulaires de contact (Incluant au minimum nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel et les exigences spécifiques à votre spécialité), etc.

Et… profitez des nouvelles technologies! Un support tactile tel quel l’iPad ou produits dérivés peut s’avérer très utile pour vos commerciaux… Très facile à configurer, il est capable de stocker des milliers de documents et vidéos au format électronique. La capacité à trouver et d’afficher rapidement un document via recherche par mots clés ou arborescence en font un outil de plus en plus apprécié sur les stands d’exposition!

Préparer l’équipe

Votre équipe représente votre entreprise et ses valeurs! Vérifiez que tous le personnel impliqué dans l’exposition soit tenu informé de ce qui se passe et soit axé sur les objectifs que vous souhaitez atteindre. L’accueil doit être impeccable, c’est pourquoi une formation pré-salon est souvent utile. Votre personnel sera surveillé en permanence par les gens sur et en dehors de votre stand, y compris les concurrents. Les yeux et les oreilles sont partout à un salon… Votre personnel doit être conscient de ce qu’il dit et fait à tout instant.

Préparer le transport

Si votre concepteur de stands d’exposition ne propose pas le transport et l’installation, vous aurez besoin d’acheminer du matériel sur le site, assurez-vous d’en avoir les moyens logistiques et que tous les éléments seront disponibles en temps utile. Réservez, de préférence, quelques semaines à l’avance! Soyez conscient que de nombreuses entreprises sont fermées durant les week-ends et jours fériés. Assurez-vous de sécuriser vos paquets et de les étiqueter clairement avec les coordonnées de votre entreprise, le nom du salon et le numéro de votre stand.

Pour le transport de la marchandise, il est conseillé de faire appel à un transitaire possédant une expérience en matière de salons d’exposition.